Compte rendu de la réunion du 7/11/2013

Réunion de l’APE du jeudi 7 novembre 2013

Préparation du Marché de Noël du dimanche 8 décembre

Présents : Laëtitia, Céline E, Carole, Fanny, Valérie B, Marie, Aneta, Séverine, Sylvie, Céline, Marie-Hélène, Isabelle, Céline, Christelle, Valérie A, Juliette

Excusés : Séverine, Florence, Erika, Corinne,

Organisation

Le marché de Noël aura lieu devant l’école, avec la possibilité de se replier à l’espace culturel en cas de mauvais temps.

Il est décidé de reprendre l’ambiance de l’année dernière autour du barnum, et d’ouvrir à un marché gourmand.

Après discussion, nous choisissons d’orienter le marché gourmand uniquement vers des artisans et des producteurs locaux. Il est également convenu qu’il faudra veiller à ce qu’il n’y ait qu’un seul producteur pour chaque produit (hors viticulteurs).

2 formules seront proposées et seront formalisées par une convention :

• Une participation de 12€ pour un emplacement à la journée (nécessité de mesurer au préalable l’espace disponible et d’attribuer un métrage linéaire max par artisan (3m?)), de faire 1 plan, demander si nécessité de mise à disposition d’électricité),
• Proposition de dépôt vente avec participation à hauteur de 20% des ventes.

Marie prépare l’affiche d’information. Juliette calculera le métrage maximum disponible.

Valérie A sera informée au fur et à mesure des contacts et fera la mise à jour sur le blog.

Des producteurs et des artisans locaux ont déjà été contactés et ont confirmé leur venue (Florence transmettra la liste).

D’autres contacts seront pris. Il faudra veiller à demander le métrage nécessaire.

• Producteurs : EARL La Cadourque (Viticulteur), GAEC des 3C (fruits, jus pommes et poires), légumes, Cabécous, foie gras (Ferme de Tandounette), Pastis,
• Dépôt vente : Bière Ratz, confitures (KEREBEL), miel (Michel MAGNE), sapins.

Sapins : proposition d’élargir la vente des sapins aux villages alentours

Une fiche de pré - commande sera diffusée dès connaissance des tarifs. Christelle gère la vente sur place et actualise le bon de commande. Nécessité de Pré – commande 10 jours avant (soit le 28 novembre). Il faut faire la distribution à partir de la fin de la semaine prochaine.

Marie préparera l’affiche « Marché de Noël ». Possibilité de faire imprimer l’affiche en A3. Puis format A4 pour distribution des 2 documents (note d’info + bon de commande). Les photocopies couleur pourront être faites à la mairie. Achat ramette papier couleur et photocopies à la mairie / Séverine.

Ateliers pour les enfants de l’école (10h30-12h) et (14h30-16h):

• Atelier décorations de sapin (faire une affiche pour demander du tissus aux parents), matériel à acheter : coton ou ouate, bobines de fil) (Anete et ),
• Atelier lampions (Corinne),
• Atelier … (Céline),
• Jeux en bois,
• Conte : vers 16h – 16h30
• 1 Père Noël à trouver pour une apparition vers 16h30 (Carole se renseigne).

Séverine va faire 1 inventaire de ce qui reste disponible pour les décorations de noël à vendre et pour les ateliers. Il faut racheter des bonnets adultes, vente de ballons à prix coutant ?

Distribution et affichage des tracts.

Arcambal : affiches et info marché. Jusqu’à Bégoux : Infos « Marché de Noël » uniquement.

Répartition des secteurs : Berganty et Causse de St Cirq, Isabelle : école jusqu’à sa maison cote des Mazuts), Céline : Le Mazut, Jean –Philippe : Raccourci, Carole : Galessie Bas, Christelle : Le grézals, Laétitia : Galessie Bas, Laburgade, Les Parrots, Bégoux, Aujols.

A3 : Panneaux affichage à coller 1 semaine avant, A4 : distribution chez les commerçants,

Les affiches seront à récupérer dans le bureau à l’école. Il faudra veiller à noter ce qui est pris et le secteur concerné. Distribution à faire d’ici la fin de la semaine prochaine et pour le dimanche 17 au plus tard.

Distribution d’affichettes sur le marché de Noël la semaine avant.

Bar :

Vente de vin chaud (20L à préparer), chocolat chaud, bière, crêpes, et gâteaux (préparés par les parents). Pas d’autres boissons.

Tarifs :

• Chocolat et vin chaud (1€), 1 Boisson + 1 gâteau : (1,5 €) : Le stand sera tenu par Carole et Fanny,
• Bières 33 cl : 2,5 €/bouteille – Coffrets de 3 (7€) : Thomas fera la commande

Réchauds, gaz et trépieds, … : ok Valérie B, Céline et Juliette

Stand crêpes : Florence, Marie - Hélène et Juliette

Préparation de la pâte à crêpe (9L) : Sylvie, Marie Hélène, Laétitia,

Liste des courses à préparer.

Tombola : Mise en place ok. Lots à trouver. Voir éventuellement avec les artisans présents pour un panier gourmand.

Musique : prévoir la sono

Barnum, tables, tréteaux, à installer par la mairie la veille.

Merci aux parents disponibles de bien vouloir se manifester auprès des membres de l’APE et se positionner.

Prochaine réunion le jeudi 28 novembre à 20h pour faire le point sur les avancées.